Die Schätzung des Projektaufwands und des Umfangs ist maßgebend für die Zeit-, Kosten- und Ressourcenplanung. Idealerweise werden auch hier einzelne Abschnitte in Form von Arbeitspaketen eingeteilt. Um eine möglichst solide, realisierbare Aufwandsschätzung vornehmen zu können, sind Case-Szenarien aufzustellen. Üblich ist die Einschätzung für drei Fälle auszulegen:

  • für den günstigsten Fall (optimistische Schätzung)
  • für den wahrscheinlichen Fall (vernunftbasierte Schätzung)
  • für den ungünstigsten Fall (pessimistische Schätzung)

Zur Risikominimierung sollten Sie für jedes Szenario Termin- und Kostenplanungen durchführen. Heften Sie alle Pläne in einem Ordner (Projektordner) ab um ihn im Rahmen eines effizienzsteigernden Controllings zu gegebener Zeit griffbereit zu haben und um spätere notwendige Änderungen den neuen Gegebenheiten anzupassen.

Um Ihre Einschätzungen verifizieren zu können, holen Sie von Experten, Profis und Bekannten Ratschläge ein. Lassen Sie die Annahmen überprüfen und ermitteln Sie gegebenenfalls Durchschnittswerte aus den Angaben der Befragten. Meist liefert diese Vorgehensweise bessere Werte für die Beurteilung von Projektaufwand und -umfang. Wie genau Sie letzten Endes die Bestimmung des Umfangs betreiben und welcher statistischen Mittel Sie sich bedienen, entscheiden Sie. Wichtig ist es überhaupt eine Abschätzung vorzunehmen. Auch bieten sich Recherchen im Internet und in der Literatur an.

Hinweise und Empfehlungen für die Aufwandsabschätzung

  • Unterteilen Sie den Projektumfang in Projektabschnitte (Arbeitspakete)
  • Beziehen Sie Ihr Personal und Sachkundige in die Entscheidungen und Aufstellung mit ein
  • Berücksichtigen Sie bereits gemachte Erfahrungen aus abgeschlossenen Projekten
  • Je feiner und detailierter die Einteilung, um so genauere Werte erhalten Sie
  • Prüfen und analysieren Sie Fehlkalkulationen. Zu starke Abweichungen von realistischen  Annahmen oder zu stark sicherheitsorientierte Vorgehensweisen führen zu einer unzweckmäßigen und sinnfreien Planung. Ziehen Sie auch nie Negativkonsequenzen (Projektabbruch) in Betracht.
  • Passen Sie eher die neuen Erkenntnisse der weiteren Planung an!
  • Halten Sie immer (eigens aufgestellte) Qualitätstandards ein. Drücken Sie die Werte nicht zu Lasten der Qualität.
  • Starke Unsicherheiten sollten dennoch mit Puffern (posten- und positionsbezogen) ausgestattet werden
  • Verknüpfen Sie die Arbeitspakete logisch miteinander